Elektronische Signatur: EES, FES und QES einfach erklärt

Eine elektronische Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift – aber nicht in einer Form, sondern in drei Stufen: einfach (EES), fortgeschritten (FES) und qualifiziert (QES). Welche Stufe Sie wählen, entscheidet darüber, was Ihre Unterschrift im Streitfall wert ist. Dieser Beitrag erklärt die Unterschiede ohne Juristendeutsch – und räumt gleich mit dem häufigsten Missverständnis auf: Eine eingescannte Unterschrift ist noch keine starke Signatur.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die EU-Verordnung eIDAS (Nr. 910/2014) definiert drei Stufen elektronischer Signaturen, die aufeinander aufbauen. Der gemeinsame Kern: Daten, die mit einem Dokument verknüpft sind und zeigen, wer unterschrieben hat – ab der zweiten Stufe zusätzlich der Nachweis, dass nach der Unterschrift nichts mehr am Dokument verändert wurde. Je höher die Stufe, desto strenger die Anforderungen an die Identitätsprüfung und desto größer die Beweiskraft.

Die drei Stufen im Überblick

• Typisches Beispiel: EES – eingescannte Unterschrift oder Klick auf „Unterschreiben"; FES – Signatur nach Anmeldung mit zweitem Faktor; QES – Signatur mit geprüfter Identität und Zertifikat.
• Identitätsprüfung: EES keine, FES ja, QES ja (z. B. per Video-Ident mit Ausweis).
• Nachträgliche Änderung erkennbar: EES nein, FES ja, QES ja.
• Beweiskraft: EES gering, FES hoch, QES wie eine handschriftliche Unterschrift.

Einfache elektronische Signatur (EES). Die niedrigste Stufe umfasst alle Daten, die einem Dokument beigefügt sind und mit denen jemand unterzeichnet – etwa eine eingescannte Unterschrift, ein Namenskürzel unter einer E-Mail oder der Klick auf ein Unterschriftsfeld (Art. 3 Nr. 10 eIDAS). Sie eignet sich für interne Freigaben, einfache Vereinbarungen oder Dokumente mit geringem Risiko. Der Haken: Wer die Unterschrift bestreitet, zwingt die Gegenseite dazu, sie nachzuweisen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und ihn identifizieren, mit Daten entstehen, die nur er kontrolliert, und jede spätere Änderung am Dokument erkennbar machen (Art. 26 eIDAS). In der Praxis stecken dahinter meist eine Anmeldung mit zweitem Faktor und ein versiegeltes Dokument mit Unterschriftsprotokoll. Typische Einsatzfelder sind B2B-Verträge, Angebote oder Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) – also Dokumente, bei denen es auf Nachweisbarkeit ankommt.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die höchste Stufe ist eine FES, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird. Das Zertifikat stellt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter aus – nachdem er die Identität der Person geprüft hat, zum Beispiel per Videoverfahren mit Ausweis. Die QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 eIDAS) und wird in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt.

Eingescannte Unterschrift oder elektronische Signatur?

Hier liegt das häufigste Missverständnis – und es beginnt schon bei den Wörtern. In Foren und Hilfeseiten unterscheiden Nutzer sehr klar: „Unterschrift" meint das Bild der eigenen Handschrift, „digitale Signatur" das zertifikatsbasierte Verfahren. Beides in einen Topf zu werfen, ist der Fehler, der für die meiste Verwirrung sorgt.

Eine eingescannte Unterschrift in einer PDF ist technisch gesehen eine einfache elektronische Signatur – mehr nicht. Sie belegt nur, dass irgendjemand ein Bild in ein Dokument eingefügt hat. Das Bild lässt sich kopieren, ausschneiden und unbemerkt in ein anderes Dokument übernehmen. Für interne Zwecke – die Unterschrift unter einem Aushang, einem internen Formular, einer Lesebestätigung – reicht das in der Regel. Sobald es um Verträge, Angebote oder irgendetwas geht, das später einmal bewiesen werden muss, reicht es nicht.

Wenn Sie genau dafür – die grafische Unterschrift als Bild – ein Werkzeug brauchen: Erstellen Sie hier kostenlos Ihre Unterschrift. Für alles, was rechtlich zählen soll, brauchen Sie dagegen eine der beiden höheren Stufen von einem Signaturanbieter.

Welche Stufe brauche ich?

Drei Faustregeln helfen bei der Einordnung:

1. Geringes Risiko, interne Wirkung – Lesebestätigung, interne Freigabe, einfache Zustimmung: Die einfache Signatur genügt meist.
2. Geschäftliche Vereinbarung – Angebot, B2B-Vertrag, Geheimhaltungsvereinbarung: Hier ist die fortgeschrittene Signatur der übliche Standard, weil sie Unterzeichner und Unverändertheit des Dokuments nachweist.
3. Gesetzliche Schriftform – Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, kann sie durch die elektronische Form ersetzt werden; dafür ist die qualifizierte Signatur vorgesehen (§ 126a BGB).

Dass die Technik längst im Alltag angekommen ist, zeigen aktuelle Zahlen: Laut Bitkom nutzten 2024 bereits 32 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten digitale Signaturlösungen, weitere 14 Prozent planten den Einsatz (Digital Office Index 2024, Befragung von 1.103 Unternehmen zwischen April und Juni 2024). Entscheidend ist also nicht mehr das Ob, sondern die passende Stufe.

Ein Hinweis in eigener Sache: Dieser Beitrag dient der Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Vertragspartner oder einem Rechtsbeistand, welche Stufe Ihr Dokument verlangt.

Häufige Fragen

Ist eine eingescannte Unterschrift eine elektronische Signatur? Ja – aber nur die einfachste Form (EES). Ihre Beweiskraft ist gering: Wer sie bestreitet, zwingt die Gegenseite dazu, die Unterschrift nachzuweisen.

Gilt eine qualifizierte elektronische Signatur in der ganzen EU? Ja. Die eIDAS-Verordnung sichert ihr die gleiche Rechtswirkung wie einer handschriftlichen Unterschrift zu – in allen Mitgliedstaaten (Art. 25 Abs. 2 eIDAS).

Was kostet eine qualifizierte elektronische Signatur? QES-Angebote sind kostenpflichtig, weil Identitätsprüfung und Zertifikat dahinterstehen. Einfache und fortgeschrittene Signaturen sind dagegen häufig bereits in der genutzten Software enthalten.

Kann ich eine QES selbst erstellen? Nein. Dafür brauchen Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der Ihre Identität prüft und das Zertifikat ausstellt.